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Zehn Prozesse mit dem schnellsten Payback: Rechnungseingang, Angebots-Nachfassen, Terminplanung, Anfragen-Triage, CRM-ERP-Sync, Onboarding, Reporting, Ablage, Bestandsalarme, Feedback — je 5–20 gesparte Stunden pro Monat. Wählt nach Frequenz × Nervfaktor und startet mit genau einem.

Excel ist fällig, wenn fünf Symptome auftreten: Versionschaos, Formelketten, die niemand anfasst, Kundendaten per E-Mail, manuelles Abtippen, eine einzige Wissensträgerin. Der Ersatz: eine kleine Web-App mit Rollen und Audit-Trail für 15.000–50.000 € — wann sich das rechnet und wann nicht.

LLM-Extraktion automatisiert 70–95 % eurer Rechnungen, Lieferscheine und Formulare — ohne Vorlage pro Lieferant wie bei alter OCR. Das Muster: Extraktion als JSON mit Konfidenzwert, automatisch buchen über dem Schwellwert, Review darunter. 500 Rechnungen × 4 Minuten = 33 Stunden im Monat.

2.000–6.000 € für einen einfachen One-Way-Sync, 8.000–20.000 € für bidirektionalen Abgleich mit Mapping, 20.000–50.000 €+ wenn das Altsystem keine echte API hat. Teuer ist selten der Happy Path — sondern Fehlerbehandlung, Auth-Lifecycles und Daten-Mapping.

Ein KI-Agent ist ein LLM, das mehrstufige Arbeit plant und Tools nutzt — Suche, CRM, E-Mail. In Produktion funktionieren heute: Triage und Entwürfe, Recherche, Datenübertragung zwischen Systemen, mit Review-Gates. Unsere Regel: Autonomie wie für einen Praktikanten in Woche eins.

Make für einfachen Kleber unter 10.000 Operationen/Monat. Selbst gehostetes n8n für DSGVO-sensible Workflows und ernstere Logik. Eigener Code, sobald ein Workflow zum Produkt-Feature wird. Die Entscheidungsregeln — und das Hybrid-Setup, das wir am häufigsten aufsetzen.

Die meisten Startups führen Salesforce zu früh oder zu spät ein. Hier erfährst du, wann es wirklich Sinn macht, was du zuerst automatisieren solltest und ob Flows, Apex oder Drittanbieter-Tools die richtige Wahl sind.